Pecahkan masalah logistik dan ekspedisi dengan solusi Software Freight Forwarding dari Oaktree.id

Sektor logistik dan ekspedisi adalah salah satu tulang punggung perekonomian suatu negara, sektor ini bertanggungjawab atas kelancaran distribusi barang. Namun, sektor ini juga banyak menghadapi tantangan yang kompleks, mulai dari faktor eksternal global hingga kendala operasional harian. Untuk itu, diperlukan sistem yang mampu mengatasi masalah-masalah tersebut.

Masalah utama

Dalam industri ini, terdapat masalah klasik yaitu masalah birokrasi (pengambilan keputusan) yang lambat atau data yang tidak diperbarui secara real-time. Tidak berhenti disitu, sektor ini juga menghadapi masalah-masalah kompleks seperti:

• Masalah teknis seperti sulitnya mengelola job order, armada, serta driver
• Belum menggunakan Customer Relationship Management (CRM) atau menggunakan layanan terpisah dari sistem manajemen freight, menjadikannya kurang efisien dalam pekerjaan yang menuntut deadline tinggi
• EMKU (Ekspedisi Muatan Kapal Udara), menuntut manajemen data keluar masuk barang yang sangat akurat, dokumen (AWB) yang real-time (sebagian masih yang menggunakan sistem manual), masalah lainnya seperti biaya BBM yang tinggi & fluktuatif dapat memengaruhi keuangan perusahaan jika tidak ada sistem monitoring yang andal
• EMKL (Ekspedisi Muatan Kapal Udara), menghadapi masalah seperti keterlambatan pengiriman, kendala input data bea cukai terutama saat volume ekspor-impor tinggi, menghambat keluar masuknya barang, serta penyusunan dokumen (seperti Bill of Lading, manifest) yang rumit dan rentan kesalahan karena menggunakan sistem manual
• Masalah gudang, terutama untuk untuk memonitoring sparepart, dari mulai pengadaan sampai dengan pemakaian. Menjadi tantangan tersendiri jika masih menggunakan data manual seperti Excel, sehingga menyulitkan pengelolaan gudang

Akumulasi masalah operasional dalam industri logistik, jika tidak ditangani dengan tepat, dapat menimbulkan efek domino terhadap kinerja perusahaan. Keterlambatan pengambilan keputusan, data yang tidak akurat, serta proses manual yang berulang menjadi faktor utama pembengkakan biaya dan menurunnya kualitas layanan.

Solusi

Seiring meningkatnya volume pengiriman dan tuntutan kecepatan layanan, banyak perusahaan logistik menyadari bahwa cara kerja konvensional tidak lagi mampu mengimbangi kebutuhan operasional saat ini. Berbagai kendala yang muncul bukan hanya menghambat proses bisnis, tetapi juga berpotensi meningkatkan biaya dan risiko kesalahan.

Memilih platform untuk mengatasi masalah-masalah tersebut juga tidak mudah, kita harus benar-benar memperhitungkan apa yang kita dapat dengan biaya yang telah kita keluarkan, karena banyak sistem manajemen logistik & gudang atau aplikasi sejenis yang bagus, tapi harganya selangit, tidak jarang menguras alokasi anggaran sektor lain di dalam perusahaan.

Kita ambil contoh simulasi implementasi Oracle Netsuite, ini adalah platform perangkat lunak ERP (Enterprise Resource Planning) berbasis cloud terintegrasi, yang membantu perusahaan mengelola semua operasi bisnis utama seperti keuangan, inventaris, penjualan, dan CRM dari satu sistem terpusat untuk meningkatkan efisiensi dan memberikan visibilitas data real-time, Untuk lisensi dasar (hanya ERP), biayanya sekitar $ 999/bulan ( sekitar Rp. 15.000.000/bulan), jika ada tambahan pengguna maka ada biaya lagi yaitu sekitar $99 – $149/pengguna/bulan (sekitar Rp. 1.500.000 - Rp. 2.200.000/pengguna/bulan). Jika kita ingin meningkatkan fitur-fitur dalam aplikasi, kita harus langganan lagi paket addons, misalnya CRM, WMS, inventory, dan lain-lain. Tarif modul bisa bervariasi, umumnya mulai $300 – $800+/modul/bulan.

Harga tersebut diatas sangat mahal untuk perusahaan di Indonesia, karena pembayarannya menggunakan mata uang dollar AS yang naik atau turun, apalagi jika kita menambah berbagai modul sehingga fitur aplikasi lebih luas dengan membayar lebih mahal.

Oaktree.id

Dibalik harga-harga platform manajemen dengan harga selangit tersebut, muncul satu solusi yang sama namun dengan harga yang lebih murah. Platform ini adalah Oaktree, produk ERP Software yang dikembangkan oleh Rimba House.

Oaktree hadir sebagai solusi yang andal, lengkap dan terintegrasi dengan aplikasi-aplikasi pihak ketiga yang sudah mapan di bidangnya, seperti aplikasi akuntansi dan manajemen keuangan, Accurate yang lazim digunakan oleh perusahaan. Software logistik (Software Freight Forwarding) Oaktree ini adalah solusi untuk:

EMKU

EMKU (Ekspedisi Muatan Kapal Udara) merupakan jasa logistik barang yang menggunakan moda udara untuk mengirimkan barang dari titik asal ke tujuan, perkembangan transportasi udara yang pusat, memaksa perusahaan untuk mempersiapkan:

• Standar operasional yang akurat, cepat dan jelas
• Kebebasan memilih tipe transaksi air freight
• Pembuatan Airway Bill (AWB) secara otomatis dan terstandarisasi
• Pelaporan yang akurat, transparan, dan real-time sehingga dapat meningkatkan efisiensi biaya
  Iklan

  Loading advertisement...

Oaktree memiliki fitur-fitur untuk memenuhi kebutuhan pelaporan, standar operasional dan pembuatan AWB secara otomatis. Berikut ringkasan fitur-fiturnya:

• Standarisasi operasional, seperti pembuatan transaksi yang akurat dan cepat dengan Oaktree
• Kebebasan untuk memilih tipe transaksi air freight sesuai tipe pengiriman yang dipilih pelanggan
• Fitur untuk membuat Airway Bill yang mengikuti standar operation forwarder, menyediakan berbagai format yang sesuai kebutuhan & mengurangi risiko kesalahan dalam pengisian data
• Membuat laporan transaksi dan keuangan yang akurat dan rapi serta bebas human error
• Mempermudah pelacakan progress dan jadwal pengiriman sehingga dapat meningkatkan transparansi dan akurasi dalam laporan transportasi udara
• Memudahkan perhitungan biaya, sehingga perusahaan dapat mengetahui biaya yang dikeluarkan untuk menurunkan barang

EMKL

EMKL (Ekspedisi Muatan Kapal Laut) merupakan jasa logistik barang melalui jalur laut, mulai dari mengurus dokumen (ekspor-impor, kepabeanan), koordinasi dengan pelayaran, hingga pengurusan transportasi darat untuk pengiriman barang dalam volume besar, membantu kelancaran distribusi barang antar wilayah kepulauan atau antar negara. Tantangan EMKL adalah rumitnya perizinan dokumen, informasi detail pengiriman atau nama kapal yang digunakan kadang-kadang kurang transparan & jelas, sehingga diperlukan suatu platform yang memberikan detail informasi dan mempermudah perizinan terutama dokumen-dokumen seperti bea cukai, ekspor-impor dan lainnya.

Oaktree sudah memiliki fitur-fitur yang diperlukan untuk EMKL, diantaranya:

• Standarisasi operasional, seperti pembuatan transaksi yang akurat dan cepat
• Kebebasan untuk memilih tipe transaksi ocean freight sesuai tipe pengiriman yang dipilih pelanggan
• Fitur untuk memudahkan membuat Bill of Lading untuk menjamin pemegangnya memiliki suatu hak eksklusif untuk klaim pengiriman kargo
• Terintegrasi dengan bea cukai, sehingga sangat mudah untuk mendapatkan data tarif, melakukan pengisian & pengiriman dokumen, serta mendapatkan notifikasi & pemberitahuan dari bea cukai
• Oaktree juga memiliki fitur manajemen dokumen penting untuk pemberitahuan kepabeanan, dokumen deklarasi, kontrak, dan lainnya.
• Manajemen biaya & analisis risiko, seperti estimasi biaya penundaan dan kalkulasi Total Cost of Ownership (TCO)
  Iklan

  Loading advertisement...
• Laporan untuk mengetahui informasi dokumen pengiriman, nama kapal yang digunakan, mengetahui berat dari kargo, dan mengetahui persyaratan pembayaran

Ekspedisi dan domestic trucking

Ekspedisi dan domestic trucking adalah jasa pengiriman barang melalui jalur darat, perusahaan yang bergerak di bidang ini biasanya menggunakan armada seperti truk, van, atau mobil box yang melayani pengiriman barang antar kota, provinsi, atau pulau di dalam negeri. Layanan yang biasa digunakan adalah:

• FTL (Full Truckload): Menyewa satu truk penuh untuk satu tujuan
• LTL (Less Than Truckload): Mengirim barang dalam jumlah lebih kecil (kargo gabungan) dengan biaya lebih murah

Tantangan yang dihadapi sektor ini mencakup biaya operasional yang kurang terukur karena harga BBM yang fluktuatif & minimnya digitalisasi, masih banyak perusahaan yang menggunakan sistem manual atau ragu mengadopsi teknologi digital karena biaya implementasi yang tinggi. Sementara pelanggan menuntut tarif yang stabil.

Perusahaan yang bergerak di bidang ini, dapat memanfaatkan fitur-fitur dari Oaktree, seperti:

• Manajemen, laporan, dan pemantauan stok barang yang terintegrasi dengan GPS secara real-time
• Pelacakan pengiriman melalui pemberitahuan otomatis, memberikan visibilitas status pesanan dan pengiriman kepada pelanggan
• Pelacakan lokasi kendaraan (live location), kendala yang dihadapi (misal mogok atau kecelakaan) & penggantian dengan unit lain sampai kendaraan yang bermasalah selesai diperbaiki, pelacakan juga termasuk berapa banyak penggunaan bahan bakar, serta posisi kendaraan dan tujuan pengiriman
• Tanda tangan elektronik (e-signature), pengarsipan digital untuk laporan, dan riwayat dokumen yang terjamin keamanannya

Warehouse for sparepart

Warehouse for sparepart (gudang suku cadang) adalah fasilitas logistik khusus untuk menyimpan, mengelola, dan mendistribusikan komponen atau suku cadang yang diperlukan untuk pemeliharaan. Perusahaan yang memilik fasilitas khusus seperti ini memerlukan sistem yang terstruktur dan efisien, sehingga semua kegiatan operasional berjalan lancar.

Kendala yang dihadapi perusahaan di sektor ini diantaranya adalah:

• Jumlah stok fisik dengan data di sistem inventaris (stock opname) tidak sesuai, biasanya menggunakan sistem manual atau semi-manual (misalnya Excel)
• Komponen yang dikeluarkan tidak sesuai prosedur, misalnya tidak menggunakan dokumen permintaan barang (Material Request) yang sering menyebabkan selisih stok
  Iklan

  Loading advertisement...
• Adopsi sistem manajemen gudang (Warehouse Management System) sering terhambat oleh biaya implementasi yang tinggi, meskipun sistem ini dapat membantu mencatat pergerakan barang secara otomatis dan melacak lokasi suku cadang secara real-time
• Tingginya nilai deadstock (stok mati atau tidak terpakai), sering disebabkan oleh kurangnya koordinasi antara unit kerja dan bagian perencanaan pengadaan
• Kurangnya kedisiplinan SDM, misalnya suku cadang tidak diletakkan sesuai dengan tempat yang telah ditentukan sehingga mempersulit pemeriksaan stok di kemudian hari

Oaktree menyediakan solusi untuk fasilitas gudang (warehouse), yang menerapkan konsep dari WMS (Warehouse Management System). Berikut ini adalah fitur-fiturnya:

• Manajemen stok terpusat berdasarkan kategori serta pengaturan lokasi penyimpanan. Dapat memantau stok suku cadang, termasuk informasi tentang jumlah yang tersedia, yang sedang digunakan, dan yang perlu dipesan.
• Laporan pencatatan data lengkap tentang setiap suku cadang, termasuk nomor seri, tanggal pembelian, riwayat, dan lainnya
• Perusahaan dapat melacak aset suku cadang dengan nomor unik dan mengelola pemindahan aset di dalam gudang
• Adopsi sistem manajemen gudang (Warehouse Management System) sangat mudah, karena biaya implementasi Oaktre cukup terjangkau, sehingga dapat meningkatkan pengawasan dan kualitas SDM pada warehouse

Harga

Oaktree menawarkan skema harga yang fleksibel dan transparan, dirancang untuk menyesuaikan kebutuhan operasional perusahaan logistik, freight forwarder, EMKL, dan EMKU. Setiap paket mencakup fitur inti operasional dengan opsi add-on yang dapat disesuaikan sesuai skala bisnis.

Paket berlangganan utama Oaktree tersedia dalam Paket Standar dengan harga Rp. 2.100.000/bulan dengan minimal masa berlangganan 12 bulan. Paket ini dirancang untuk mendukung operasional inti perusahaan logistik secara menyeluruh, mencakup 6 pengguna (seats), penyimpanan gratis sebesar 2 GB, serta fitur-fitur utama seperti dashboard, Jobfile Module, Master Data, Lead Customer, Quotation, Draft Transaction, Transaction Duplicators, Shipping Instruction, Cash Advance & Accrual, Other Cost & Journal, Other Payment & Journal Voucher, All Letters, All Reports, BL & AWB, hingga Mockup Oaktree. Apabila diperlukan, perusahaan dapat menambah jumlah pengguna dengan biaya tambahan Rp. 200.000/bulan untuk setiap 1 pengguna tambahan.

Untuk kebutuhan yang lebih spesifik, Oaktree menyediakan berbagai paket tambahan sebagai berikut:

Add-On	Deskripsi	Harga
Accurate Online Integration	Integrasi Accurate Online, termasuk Profit Center dan API	Rp. 8.000.000 / tahun
Accurate Online Integrator	Digunakan khusus untuk Accurate Online	Rp. 3.500.000 / tahun
Customer Platform	Platform customer untuk akses data pengiriman	Rp. 2.500.000 / tahun
Tracking Shipment	Fitur pelacakan pengiriman	Rp. 2.500.000 / tahun
Multi Branch	Manajemen multi cabang	Rp. 2.000.000 / tahun
Tracking Lite	Versi ringan fitur tracking	Rp. 600.000 / tahun
Storage Tambahan	Tambahan kapasitas penyimpanan hingga 500 MB	Rp. 600.000 / tahun

Dengan struktur harga ini, perusahaan dapat memulai dari paket inti dan menambahkan fitur sesuai kebutuhan tanpa harus membayar modul yang tidak digunakan.

Penutup

Tantangan dalam industri logistik tidak lagi dapat diselesaikan dengan cara-cara konvensional, dibutuhkan sistem yang terintegrasi, adaptif, dan mampu menyajikan data secara real-time agar pengambilan keputusan menjadi lebih cepat dan akurat. Oaktree.id yang tersedia di tiga kota (Surabaya, Batam & Medan) hadir sebagai solusi Software Freight Forwarding yang dirancang khusus untuk menjawab kebutuhan tersebut, mulai dari efisiensi operasional, transparansi proses, hingga peningkatan daya saing bisnis. Saat ini Oaktree.id telah hadir di tiga kota yaitu Surabaya, Batam dan Medan.

Dengan Oaktree.id, perusahaan logistik dan ekspedisi dapat fokus pada pengembangan bisnis tanpa terbebani kompleksitas operasional, sehingga setiap pengiriman menjadi lebih terkontrol, profesional, dan berkelanjutan.